Der skal ikke være nogen tvivl om, at det kan være en besværlig proces, at skulle bogføre diverse udlæg, der er lavet af en ansat, der har været ude at rejse i firmaets regi. Ikke desto mindre, så er det dog ikke noget, der er muligt at slippe udenom.
Du kan dog med fordel vælge at investere i noget software, som kan være med til at gøre det en kende nemmere. Det er der op til flere danske virksomheder, der får deres øjne op for, når de først har mange udlæg.
Hvis du selv er nået til et stadie i dit firma, hvor du har en del ansatte, der ofte er på farten for firmaet og som følge af dette også har en del udlæg og posteringer fra disse rejser, der skal bogføres, så har du nok også lagt mærke til, at det er noget, der kræver en del ressourcer, hvis ikke det bliver håndteret korrekt.
Derfor er det også en god idé, at du får et godt system integreret i jeres øvrige systemer, der gør, at afregning af udlæg og deslige nemt kan klares af dine ansatte, når de er på farten – enten her i landet eller i udlandet.
Udnyt de teknologiske fordele ved en smartphone
I en sådan sammenhæng er det oplagt, at du sørger for at udnytte, at det i dag er de færreste danskere, der ikke har en smartphone. Det er nemlig en enhed, der kan bruges til et væld af relevante ting i denne forbindelse. Du kan med fordel vælge et system, der gør, at dine ansatte også kan få en app på deres mobil, som de kan bruge til alt lige fra at notere deres udlæg til at uploade et billede af kvitteringer, der kan bruges som et bilag, når udlægget bliver bogført.
Der bør ikke være nogen tvivl om, at der kan findes en lang række af sådanne systemer på det danske marked. Det er dog også noget, der betyder, at det kan være svært at vælge et både godt og effektivt system til rejseafregning.
Det er dog vigtigt, at du vælger et system, som er relativt nemt for dig at integrere i den daglige gang og i de systemer, der i forvejen bliver brugt, så der ikke blot opstår mere besvær end hidtil. Det bør dog være relativt nemt at finde et sådant system.
Afregning af udlæg og rejseudgifter kan gøres til en leg
Det bør gøres klart, at hvis du vælger det rette system, så er det muligt for dig at afregne udlæg og udgifter til rejser fra din ansatte så let som en leg. Det kræver blot, at du har et ordentligt system, der tillader dette.
Hvis ikke det allerede er noget, der er blevet integreret i virksomhedens nuværende regnskabssystemer og daglige gang, så er det på tide, at der bliver gjort noget ved det. Ikke nok med, at det bliver nemmere for dine ansatte, så letter det også på arbejdspresset og besværet hos bogholderiet.
