Hvis du skal organisere en international konference for en kunde, og den varer over flere dage, fordi den også indeholder mange mindre parallelle workshops, så er der mange ting, du skal have styr på.
Du ved, at planlægningen kan være temmelig trættende, fordi du skal kontrollere alt: Lige fra at finde de ideelle konferencelokaler, indkvartering af gæster udsendelse af guides til, hvordan deltagerne kommer til og fra stedet, udlevering af konference‐materiale, catering. Simultantolkning kan også være en nødvendighed.
I nogle tilfælde kan du også blive bedt om at lave rejseplaner for nogle af deltagerne. Og du får helt sikkert brug for en hel masse kontorartikler. Det er lidt pudsigt, men de der småting, er ofte det, vi kommer til at glemme.
Skriveblokke og whiteboard tavler
Du kan få brug for at skulle købe blokke og kuglepenne. Du skal måske stille printerfaciliteter til rådighed. Det kan også være, at du er nødt til at finde whiteboards, så facilitatorerne kan skrive ideerne eller konklusionerne fra de forskellige workshops ned, mens dialogen mellem deltagerne udfolder sig. På den måde glemmer de ikke noget af indholdet fra diskussionerne, og de kan nemmere lave resuméer af diskussionen, hvis det skal fremlægges for alle i salen på et senere tidspunkt.
Husk at få assistenter til løbende at tage fotografier af, hvad der står på whiteboardtavlerne undervejs. Deres mobiltelefoner er gode nok til det, og et whiteboard behøver ikke at være alt for stort, så det, som skrives på dem, kan læses på fotografierne. Og ja, fotografierne kan forstørres, så misser det i et enkelt tilfælde eller to, så gør det ikke så meget.
Fotografier af indholdet, der kommer på sådan en whiteboard tavle, vil helt sikkert også være en stor hjælp til værterne, som bagefter skal afrapportere om konferencens forløb og konklusioner. Ideelt ville det dog være, hvis du kunne have et fotografiapparat på et trebenet stativ, så du kan indstille med zoom og alt det der. Men, det kan blive for kompliceret. I sådan et tilfælde kan det være, at en professionel fotograf skal sættes på arbejde.
Skrivetavler
Der findes mange mobile skrivetavler i forskellige størrelser som du som eventmanager, kan stille til rådighed for konferencens værter. Og de kan bruges igen og igen. Det er altid godt at kunne tilbyde den slags, når en arrangør af en konference indhenter tilbud.
En mobil whiteboardtavle kan fås i mange udgaver. Tit har de to ben med fire hjul. Den slags whiteboardtavler er stabile. Det er dog også muligt at få dem med ét ben, men den slags skrivetavler kan være lidt ustabile. Det, som du skal tænke på, er, at de skal være nemme for dig at flytte.
Du skal sikkert have dem transporteret fra dine lokaler til konferencefaciliteterne. Så de skal være stabile og nemme at beskytte. De har nemlig ofte en keramisk overflade, og det vil være synd, hvis der går revner i den. Det giver et sjusket udseende og er ikke rart at skulle arbejde på. Heldigvis er det muligt at få særlige bokse til skrivetavlerne, så transporten ikke bliver et problem.
Glem bare ikke pennene og tavleviskerne til whiteboardtavlerne.
